职业秘书要注重肢体语言的运用分析

在现代社会，服务型社会意识形态越来越趋近主流。而作为职业秘书扮演着越来越多不同的重要角色，所执行的服务工作也越来越复杂。在秘书服务工作中，语言成为一种不可小视的操作技巧，而仅靠口头语言表达是远远不够的，还必须借助于面部表情、手势、身体动作等肢体语言，以增强口头语言的表达效果，促进沟通与工作效率的双向提高。对秘书而言，沟通的主动性与高效性为其立足之根本。然而，实际工作中的很多秘书往往忽略了肢体语言的重要性，影响其工作效率与质量，甚至起到负面影响。秘书应怎样正确使用肢体语言以增强服务工作效果？本文主要论述秘书沟通中肢体语言的重要性；秘书接待工作中肢体语言的作用；肢体语言在秘书工作中的基本功能及主要表现；职业秘书要注重加强运用肢体语言的能力。

关键词：肢体语言；秘书工作；运用

一位心理学家曾指出：无声语言所显示的意义要比有声语言多得多，而且深刻。
沟通是个人与个人之间、个人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和情感的通畅，秘书工作的全过程都和沟通有关。秘书与同事之间的交流，秘书与领导之间的信息传递，秘书与客户之间的感情联络，秘书处理一个琐碎的事情首先都要进行有效沟通，这些工作都与沟通相联系。 
因此，沟通也是秘书工作的重要环节之一，处理好各种日常事务都离不开有效沟通，沟通在工作中具有普遍存在性。组织机构的各部门之间，各部门的人员之间，都应该通过有效沟通来实现组织有效地运作，因而沟通显得十分重要。秘书在职位与工作性质上是上司的参谋与助手，因此，协调工作主要是协助上司做好协调工作。秘书这个角色本来就是从属角色，既要主动，又不能越权；有据可依，协调是一个消除分歧、化解矛盾、理顺关系、统一步调的过程，而不是个人意志。这一点，秘书要帮助上司认识并做到，通过实现沟通协调的途径发挥积极的作用。只有上司认可，协调才有效。
秘书在日常的工作中，与人的交流沟通传达信息的方式可分为有声沟通（语言沟通）、无声沟通（非语言沟通）。无声沟通是相对于有声沟通而言的，是指通过肢体动作、体态姿势、语气语调、空间距离等方式交换信息、进行沟通的过程。无声沟通的要素有很多，比如面部表情、目光接触、手势、体态、动作、外表、空间距离等肢体语言因素，都作为准语言影响交流的效果，有时你的一个眼神也会作为一种沟通工具在向对方发出某种特定的信息。另如耸肩、皱鼻子、探头、颠脚、扬眉毛、打响指等，都属于肢体语言。在办公室中，常会发生这种情况，当你兴冲冲地向同事讲述某件你认为足以取悦于人的事时,有些人却坐在一旁，侧目而视。实际上，无言的沉默也可看做一种“语言”——“肢体语言”的作用。由此可见，掌握一般的肢体语言已成为了现代职业秘书的基本技能。
目前，由于中国的国内市场竞争进一步加剧，中国的传统的企业管理模式、概念、方法和要求都发生了深刻的变化：首先，中国企业的蓬勃发展，企业的规模逐渐扩大，员工的数量激增，各级管理的层次增多，信息沟通越来越复杂，面临着“量大、面广、实时性”等其他方面的压力。其次，中国有一个独特的“条件”——“熟人社会”，只有在处理好人际关系的前提下才能协调组织工作，而秘书正处于组织沟通的中心环节，是连接上下级、管理层与实施层的重要纽带，同时在平级上，也是连接部门与部门、单位与单位的重要桥梁和纽带，这要求秘书在工作中必须懂得如何处理好人与人之间的关系。再次，中国内敛含蓄式的企业文化要求秘书能够透过现象看本质，不仅在语言上，更要读懂话外音，在一言一行、一颦一笑中“读”心。第四、随着世界一体化程度的加强，我国市场化程度的进一步加大，国门的进一步开放，企业的客户将越发多元化，由原先的面向各行业，各省市到现在的各地区甚至未来的各国，而各省市、各地区、各国之间的文化鸿沟是显而易见的，不同地区的人们使用完全不同的一套肢体语言。所以，在全球一体化的今天，跨文化的沟通是企事业单位需要面临的一大挑战。这也要求秘书了解各省市各地区各国之间的文化差异，有针对性的进行沟通，给予每一位客户宾至如归的感觉。
职业秘书要做好本职工作，就必须掌握沟通的技巧，通过提高无声沟通与有声沟通的相互配合促进工作效率的提高。

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